Erbel + Bernsen Aktuell – Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahreswechsel

12/2020

1. Minijob

Bei einem Minijob darf das Arbeitsentgelt monatlich 450,00 € nicht übersteigen. Die Anzahl der Stunden, die Minijobber im Monat arbeiten dürfen, ergibt sich also aus dem Stundenlohn. Auch für Minijobs gilt der gesetzliche Mindestlohn: Wer also beispielsweise 9,50 € verdient, darf höchstens 47,37 Stunden monatlich arbeiten, um die sogenannte Geringfügigkeitsgrenze von 450,00 € nicht zu überschreiten.

Minijobber dürfen auch Sonderzahlungen und Gratifikationen erhalten. Zu beachten ist hierbei, dass die Vergütung zusammen mit den Sonderzahlungen die Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten darf. Des Weiteren können Minijobber auch von Mitarbeiter-Benefits (z.B. Tankgutscheine, Geschenke) profitieren. Diese Leistungen müssen aber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.

Bereits seit 2019 muss in den Arbeitsverträgen eine feste wöchentliche Arbeitszeit festgelegt sein. Ist diese nicht vorhanden, gelten seitdem 20 Stunden wöchentlich als vereinbart. Die fehlende Arbeitszeitvereinbarung „kippt“ also den Minijob in ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis (20 Stunden x 9,50 € Mindestlohn = 190,00 € pro Woche!). Das kann einerseits Lohnnachforderungen des Arbeitnehmers und bei Prüfungsfeststellungen der Deutschen Rentenversicherung auch Nacherhebungen von Sozialversicherungsbeiträgen nach sich ziehen. Bitte prüfen Sie Ihre Arbeitsverträge und passen sie diese ggfs. an. Insbesondere bei Erhöhung des Mindestlohns verringert sich die wöchentliche Arbeitszeit. Arbeitsverträge sollten für spätere Prüfungszwecke unbedingt bei den Personalunterlagen aufbewahrt werden.

Arbeitgeber mit geringfügig beschäftigen Arbeitnehmern (ausgenommen Privathaushalt), sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Diese Arbeitszeitaufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Sie sind nicht an eine bestimmte Form gebunden und können sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden.

2. Mindestlohnerhöhung

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Vergütung in Höhe des Mindestlohns. Der Brutto-Mindestlohn je Zeitstunde erhöht sich wie folgt:

• ab 01.01.2021:  9,50 €
• ab 01.07.2021:  9,60 €
• ab 01.01.2022:  9,82 €
• ab 01.07.2022: 10,45 €

3. Werkstudent

Werkstudenten sind ordentlich Studierende, die an einer Fachschule oder Hochschule immatrikuliert sind und daneben eine Beschäftigung von maximal 20 Stunden wöchentlich mit einem regelmäßigen monatlichen Verdienst von mehr als 450,00 € ausüben. Werkstudenten sind versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. In der Rentenversicherung sind Werkstudenten dagegen versicherungspflichtig.

Als Nachweis muss der Werkstudent zu jedem Semesterbeginn eine detaillierte Immatrikulationsbescheinigung vorlegen.

Als ordentlich Studierender gilt, wer Zeit und Arbeitskraft überwiegend für das Studium aufwendet. Das heißt, die Beschäftigung darf nur eine untergeordnete Rolle spielen. Das ist vom Arbeitgeber anhand der wöchentlichen Arbeitszeit zu überprüfen. Der Verdienst spielt hierbei keine Rolle. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 20 Stunden darf nur durch befristete Mehrarbeit in den Abend- und Nachtstunden, am Wochenende oder in den Semesterferien überschritten werden. Insgesamt darf die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 20 Stunden maximal in 26 Wochen pro Kalenderjahr überschritten werden. Wird die Grenze überschritten, wird der Student rückwirkend ab Beginn der Beschäftigung sozialversicherungspflichtig und die Beiträge werden nacherhoben.

Auch ein Werkstudent kann neben dieser Tätigkeit einen Minijob ausüben. Hierbei muss beachtet werden, dass beide Tätigkeiten zusammen die wöchentliche Arbeitszeit von 20 Stunden nicht überschreiten. Wird der Wert überschritten, entfällt die Sozialversicherungsfreiheit.

4. Betriebliche Altersvorsorge

Seit 2019 ist Stufe 2 des Betriebsrentenstärkungsgesetzes in Kraft: Arbeitgeber müssen bei Neuabschlüssen in der kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung (bAV) verpflichtend einen Arbeitgeberzuschuss zur bAV bezahlen. Die Verpflichtung gilt, soweit keine abweichenden tarifvertraglichen Regelungen entgegenstehen.

Wenn die Entgeltumwandlung 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung nicht übersteigt, ist sie sozialversicherungsfrei. Im Jahr 2020 sind das 3.312,00 €, also monatlich 276,00 €; im Jahr 2021 sind das 3.408,00 €, also monatlich 284 €. Der Arbeitgeber – soweit er durch die Entgeltumwandlung seiner Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge spart – gibt den ersparten Arbeitgeberanteil in pauschalierter Form (15 Prozent des Umwandlungsbeitrags) zugunsten seines Beschäftigten an die durchführende Versorgungseinrichtung weiter. Diese Regelung gilt für alle neu abgeschlossenen Entgeltumwandlungsvereinbarungen über die Durchführungswege Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Im Fall von Direktzusagen und Unterstützungskassen gilt diese Verpflichtung nicht.

Im Jahr 2021 werden also weiterhin für alle neu abgeschlossenen Verträge zur bAV Arbeitgeberzuschüsse verpflichtend, in den meisten Fällen in Höhe von 15 Prozent des vom Arbeitnehmer umgewandelten Entgeltes. Dies trifft auch auf Verträge zu, die ein neu eingestellter Arbeitnehmer mitbringt und auf den neuen Arbeitgeber übertragen werden.

Ab dem Jahr 2022 muss der Arbeitgeber auch für vor dem 1. Januar 2019 abgeschlossene Entgeltumwandlungsvereinbarungen den entsprechenden Zuschuss zahlen. Daher ist es empfehlenswert, die laufenden Verträge zu prüfen und gegebenenfalls Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern über den Arbeitgeberzuschuss zu dokumentieren. Ab Januar 2022 werden diese Zuschüsse in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen.

Allgemeine Informationen zur Abrechnung der bAV in der Lohn- und Gehaltsabrechnung finden Sie auch auf unserer Website: https://www.erbelbernsen.de/documents/downloads/Lohn/Betriebliche-Altersvorsorge.pdf

5. Mitarbeitergutscheine als Form der Gehaltsoptimierung

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern bis zu 44,00 € brutto pro Monat in Form eines Gutscheins für Sachbezüge (z.B. Tankgutschein) zukommen lassen, welcher unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei ist. Hierzu ist kein Anlass notwendig.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, bei einem besonderen persönlichen Ereignis des Mitarbeiters (z.B. Geburtstag, Jubiläum, Geburt des Kindes, Hochzeit) einen zusätzlichen Gutschein für Sachbezüge bis 60,00 € brutto auszuhändigen, welcher ebenfalls unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei ist.

Voraussetzungen für beide Gutscheine sind, dass eine Auszahlung des Betrags auf dem Gutschein an den Mitarbeiter nicht in Bargeld möglich ist und der Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohns ausgegeben wird. Pro Monat darf jedem Mitarbeiter ein Gutschein ausgehändigt werden. Minijobbern kann ebenfalls ein solcher Gutschein gewährt werden.

Die Freigrenzen von 44,00 € bzw. 60,00 € müssen getrennt voneinander bewertet werden und dürfen nicht zusammengerechnet werden. Sobald die Freigrenze überschritten ist, ist der komplette Betrag zu versteuern und Abgaben in der Sozialversicherung fallen ebenfalls an.

Beispiel: Mitarbeiter A hat am 20.05. Geburtstag. Er erhält monatlich zum 01. von seinem Arbeitgeber einen Tankgutschein über 40,00 € brutto. Außerdem erhält er zum Geburtstag einen Gutschein von einem Buchladen zum Erwerb von Büchern über 64,00 € brutto. Der Tankgutschein mit 40,00 € bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei, da die Grenze von 44,00 € nicht überschritten wurde. Der Büchergutschein mit 64,00 € liegt 4,00 € über der 60-EUR- Freigrenze. Somit ist der komplette Betrag von 64,00 € steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Seit dem 01.01.2020 haben sich die Regelungen zu Akzeptanzstellen rund um den Sachbezug in Form von Gutscheinen verschärft. Die Akzeptanzstellen von Gutscheinen müssen auf den jeweiligen Gutscheinaussteller begrenzt sein (Drogeriemarkt, Supermarkt, Tankstelle) oder es darf ein geringer begrenzter Kreis an Akzeptanzstellen vorhanden sein (etwa Karten von Einkaufscenter-Verbünden). Damit erfüllen z.B. Amazon-Gutscheine nicht mehr die Voraussetzungen eines steuerfreien Sachbezugs, da Amazon lediglich die Handelsplattform zur Verfügung stellt und eine unbegrenzte Anzahl an Akzeptanzstellen (Verkäufern) abwickelt.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie weiterführende Informationen zur Gehaltsoptimierung von uns wünschen.

6. Solidaritätszuschlag wird ab 2021 teilweise abgeschafft

Der Solidaritätszuschlag wird erst erhoben, wenn die Lohnsteuer einen bestimmten Betrag (Freigrenze) übersteigt. Durch die Anhebung der Freigrenzen ab 2021 wird ein Solidaritätszuschlag zugunsten niedrigerer und mittlerer Einkommen nicht mehr anfallen.

Bitte beachten Sie, dass in der jährlichen Einkommensteuerveranlagung die tarifliche Einkommensteuer die Grundlage für den Solidaritätszuschlag ist. Hier kann es zu Abweichungen kommen, da weitere Einkunftsarten neben denen aus nichtselbstständiger Arbeit wie z.B. aus Vermietung/Verpachtung, Renteneinkünfte o.ä. zu berücksichtigen sind.

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