Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen – so geht es richtig
Wenn Sie – auch nur gelegentlich – Rechnungen für Ihr Unternehmen per E-Mail erhalten, gelten grundsätzlich dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Dabei gibt es einige Besonderheiten zu beachten:
Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Datei-Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Das Aufbewahrungsmedium kann für Rechnungen und andere steuerlich aufzubewahrende Dokumente also nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!
Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein und die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt.
Als elektronisches revisionssicheres Archiv für alle digitalisierten Belege und elektronische Rechnungen bietet sich z. B. DATEV Unternehmen Online an. Über diese Software kann darüber hinaus Ihr Zahlungsverkehr abgewickelt werden und ein reibungsloser Belegaustausch mit uns stattfinden.
Gern geben wir Ihnen hierzu in einem persönlichen Termin weitere Informationen.
Und noch ein Tipp:
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail ohne weitergehenden Inhalt gesendet werden, muss nur die elektronische Rechnung (z. B. als pdf-Datei) archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.
Ihr Team von Erbel + Bernsen
Es gilt der Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung.