Urlaubsanspruch verfällt automatisch? Nicht mehr!

Nicht genommener Urlaub geht normalerweise am Ende des Jahres unter, spätestens aber am 31.3. des Folgejahres – denken Sie das auch noch? Tatsächlich gab es zu diesem Thema schon zahlreiche Rechtsstreitigkeiten, die bis vor den Europäischen Gerichtshof (EuGH) kamen.

Ende 2022 hat der EuGH entschieden, dass Urlaub nur verfällt, wenn der Arbeitgeber „konkret und in völliger Transparenz“ dafür gesorgt habe, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage sei, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Dazu müsse er ihn förmlich auffordern, dies zu tun. Der Arbeitgeber müsse dem Arbeitnehmer „klar und rechtzeitig“ mitteilen, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht am Ende des Bezugszeitraumes (31.12.) oder eines zulässigen Übertragungszeitraumes (31.3.) nehme, verfallen wird. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber – d.h. ist der Hinweis nicht oder nicht beweisbar erfolgt, erlischt der Urlaubsanspruch nicht!

Da die Entscheidungen des EuGHs bindend sind, hatte in der Folgezeit das Bundesarbeitsgericht (BAG) darüber zu entscheiden, was „konkret und in völliger Transparenz“ erfordert. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, jeden Arbeitnehmer über den konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres zu informieren. Das könne der Arbeitgeber zum Beispiel tun, indem er jedem Arbeitnehmer einzeln am Anfang eines Kalenderjahres in Textform (schriftlich oder per E-Mail)

  • mitteilt, wie viele Urlaubstage ihm in dem betreffenden Kalenderjahr (noch) zustehen,
  • auffordert, den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann,
  • darüber informiert, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird und
  • ob Urlaub aus dem Vorjahr übertragen worden ist, um wie viele Tage es sich handelt und wann dieser Urlaub verfällt.

Aufgrund dieses Urteils ist davon auszugehen, dass ein Merkblatt oder eine E-Mail, die sich pauschal an alle Mitarbeiter richtet, nicht ausreichen wird, um den vom BAG gestellten Anforderungen zu genügen, weil damit nicht jedem Arbeitnehmer individuell mitgeteilt werden kann, wieviel Urlaub ihm zusteht.

Darüber hinaus erscheint es ratsam, die Mitarbeiter im Laufe des Jahres noch ein weiteres Mal über den dann noch bestehenden Urlaubsanspruch zu informieren – zumindest die Arbeitnehmer, bei denen sich einige Monate vor Jahresende zeigt, dass sie erhebliche Mengen an Urlaub noch nicht in Anspruch genommen haben.

Ihr Team von Erbel + Bernsen

 

Es gilt der Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung.

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